Le tutoriel en vidéo
Chaque étape filmée dans FolioPrix : les colonnes du fichier, le nom des photos, l’import, puis le PDF.
Pourquoi partir d’Excel
La plupart des petites entreprises gèrent leurs références, leurs prix et leurs descriptions dans Excel ou dans un export de leur logiciel de gestion. Refaire le catalogue à la main dans un outil de PAO prend du temps, et chaque changement de prix oblige à reprendre la mise en page. En générant le PDF directement depuis le fichier, la mise en page suit automatiquement : un produit en plus, un prix modifié, et le catalogue se régénère.
Étape 1 : préparer le fichier Excel
Une ligne par produit, une colonne par information. Vos titres de colonnes n’ont pas besoin d’être exactement ceux-ci : les variantes courantes sont reconnues.
Les colonnes de votre fichier
| Colonne | Quoi mettre | Exemple | Titres aussi reconnus |
|---|---|---|---|
| RéférenceConseillée | Un code unique par produit. Il sert aussi à retrouver la photo. | P001 | Réf, Code article, SKU, EAN, Identifiant… |
| Nom du produitObligatoire | Le titre affiché dans le catalogue. | Lampe à poser en chêne | Nom, Produit, Désignation, Libellé, Titre, Article… |
| DescriptionFacultative | Une à trois phrases : matière, dimensions, usage. | Pied en chêne huilé, abat-jour en lin. | Descriptif, Détails, Caractéristiques, Présentation… |
| PrixFacultatif | Un nombre, avec virgule ou point. Le symbole € est ajouté à l’affichage. Vide = pas de prix affiché. | 29,90 | Prix TTC, Prix HT, Tarif, Prix unitaire, Prix de vente… |
| CatégorieFacultative | Regroupe les produits par famille. | Luminaires | Famille, Rayon, Gamme, Collection, Type… |
| ImageFacultative | Le nom du fichier photo, si la photo ne porte pas déjà le nom de la référence. Une adresse web (https://…) est aussi acceptée. | P001.jpg | Photo, Visuel, Fichier image, Nom image… |
- Une ligne de titres en haut, puis une ligne par produit. Un titre ou une date au-dessus du tableau ne gêne pas.
- L’ordre des colonnes, les majuscules et les accents n’ont pas d’importance.
- Les autres colonnes (stock, fournisseur…) sont ignorées : pas besoin de les supprimer.
- Pas de cellules fusionnées dans le tableau. Une référence en double est signalée.
- Format .xlsx ou .csv, 5 Mo maximum. Seule la première feuille remplie est lue (un ancien .xls doit être réenregistré en .xlsx).
Pour aller plus vite, partez du modèle Excel de catalogue produit gratuit : les colonnes sont déjà en place, avec un onglet d’explications.
Étape 2 : nommer les photos
La méthode la plus fiable consiste à nommer chaque photo avec la référence du produit : P001.jpg, P002.png… Si vos photos ont un autre nom, indiquez-le dans la colonne « Image » du fichier. Rassemblez ensuite toutes les photos dans un dossier et compressez-le en .zip(clic droit › Compresser sur Mac, ou Envoyer vers › Dossier compressé sur Windows). Pour réussir la prise de vue elle-même, voyez le guide photos produits pour un catalogue.
À l’import, chaque photo est associée au bon produit sans tenir compte des majuscules ni de l’extension (P001.JPG fonctionne aussi). Les fichiers qui ne correspondent à aucun produit sont listés, et vous pouvez les attribuer à la main.
Côté qualité, une photo de 1 500 à 2 000 pixels de large suffit largement. FolioPrix réduit automatiquement les photos trop lourdes (1 400 pixels de côté au maximum), ce qui garde un PDF léger, facile à envoyer par email.
Étape 3 : choisir la mise en page
Trois modèles couvrent les usages les plus courants :
- Catalogue Galerie : plusieurs produits par page avec grandes photos. Le format « vitrine » pour une collection.
- Liste tarifaire : un tableau compact avec références et prix, éventuellement regroupé par catégorie. Voir créer une liste de prix PDF.
- Catalogue Premium : page de couverture avec logo et introduction, puis deux produits par page.
Vous choisissez aussi la couleur principale, l’orientation portrait ou paysage, la devise et les informations à afficher (références, descriptions, prix, catégories, photos).
Étape 4 : vérifier et exporter le PDF
L’aperçu affiche le PDF réel, celui qui sera téléchargé. Le document est au format A4, avec pagination automatique : un produit n’est jamais coupé entre deux pages, et les descriptions trop longues sont raccourcies proprement pour ne pas déborder. Les photos sont intégrées au fichier, qui s’ouvre donc partout, même hors connexion.
Mettre à jour le catalogue
Les catalogues restent enregistrés dans votre espace. Pour un changement ponctuel, modifiez le prix ou la photo directement dans l’éditeur. Pour une mise à jour complète, réimportez votre fichier en mode « Tout remplacer ». Puis téléchargez la nouvelle version.
Les limites à connaître
- Offre gratuite : 1 catalogue de 30 produits. Offre Pro (Pass 30 jours à 9 € ou 7 € par mois) : 50 catalogues, jusqu’à 1 000 produits chacun.
- Le PDF est généré dans votre navigateur : sur un ordinateur ancien, un catalogue de 100 produits avec photos peut prendre quelques secondes.
- Format A4 uniquement pour l’instant.
Vous préférez partir d’un export de boutique en ligne ? Lisez créer un catalogue PDF depuis un export Shopify ou WooCommerce. Pour la méthode générale, du choix du lecteur à la diffusion, voyez comment créer un catalogue produit.